NOTA FISCAL: LEGISLAÇÃO, PRAZO, CONDIÇÕES E FINS.

 

Segundo a legislação vigente, não existe prazo para emitir nota fiscal. Todavia, o fato de não haver previsão pontual de uma data limite para emissão do documento, isso não quer dizer que ele pode ser negligenciado.

Um grave erro, punível, é emitir nota fiscal com valores menores do que o da transação comercial ou deixar de emiti-la, o que está sujeito a multa e até mesmo a pena de reclusão. Ou seja, para evitar problemas sérios com o Fisco e com a lei, o melhor é agir corretamente em todos os procedimentos.

A não emissão de nota fiscal é crime, previsto no artigo 1º, inciso V, da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990, que dispõe no seguinte sentido: 

 “Art. 1° - Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas […]

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação”

Ou seja, não existe prazo para emitir nota fiscal, porém, esse documento deve ser emitido e existem algumas orientações de quando isso precisa ser feito.

Confira agora algumas considerações e evite problemas com a fiscalização, haja vista que as boas práticas e orientações devem se seguidas para o bem de todos. Vejamos:

- As notas fiscais referentes a produtos que serão enviados aos clientes devem ser emitidas antes do início desse processo de remessa. Isso significa dizer que o documento fiscal precisa ser gerado antes de iniciar a circulação da mercadoria. No entanto, não existe uma determinação de há quantos dias isso deve ser feito.

- Para garantir que cada produto tenha a sua nota fiscal emitida antes de iniciar o seu trânsito, muitas empresas ajustam os seus processos internos para que esse documento seja gerado no momento da expedição do produto.

- As etapas para emissão de notas fiscais dependem das regras e legislações de cada município e/ou estado. Além desse fato importante, o ramo de atuação da empresa, se é prestadora de serviços ou se trabalha com venda de produtos, também pode influenciar nesse trâmite.

- Para gerar corretamente a nota fiscal é necessário: saber qual tipo de nota fiscal precisa emitir, por exemplo, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e); Nota Fiscal do Consumidor (NFC), Nota Fiscal de Entrada, entre outras; ter um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) válido; fazer o cadastro da sua empresa junto à SEFAZ do seu estado ou na Secretaria Municipal de Finanças da sua cidade; adquirir um Certificado Digital; escolher um software para emissão desse documento fiscal.

- Dependendo da localidade, é possível gerar a nota fiscal diretamente do site da prefeitura. No entanto, pode acontecer de o município não oferecer essa comodidade. 

- Daí a necessidade de o contribuinte contratar um software à parte para gerar os seus documentos fiscais.

- Outro detalhe que poucas pessoas sabem é que é possível emitir nota fiscal como pessoa física, cujo processo é bastante indicado para comprovar a prestação de um serviço.

- A forma de como fazer pode variar de acordo com a região, sendo indicado procurar a prefeitura da sua cidade e verificar quais são as orientações e processos para emitir nota fiscal sem ter uma empresa registrada.

- Entre as opções que podem ser dadas para gerar esse documento fiscal estão o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) e a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e).  

- O RPA consiste em um documento físico que faz a vez de uma nota fiscal. Por conta disso, ele incide cobranças como INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) e, dependendo do caso, ISS (Imposto Sobre Serviço).

- Já a NFA-e é indicada para quem não é contribuinte do ICMS e isento de emitir NFe. Assim como a Nota Fiscal Eletrônica, a emissão desse tipo de nota é feita em ambiente virtual.

Muito bem, ultrapassada essa fase de orientações, vale observar que, como visto, não existe prazo para emitir nota fiscal, mas deixar de emiti-la pode acarretar diversos problemas. Portanto, evite dor de cabeça.

Além da lei citada no início deste artigo, a Lei nº 4.729/1965 dispõe no seu artigo 1º que: “Constitui crime de sonegação fiscal: I – prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei; II – inserir elementos inexatos ou omitir, rendimentos ou operações de qualquer natureza em documentos ou livros exigidos pelas leis fiscais, com a intenção de exonerar-se do pagamento de tributos devidos à Fazenda Pública”.

De forma que, esquecer-se de emitir nota fiscal, deixar de gerar esse documento, intencionalmente, ou praticar sonegação fiscal de alguma maneira é considerado crime, com sujeição a multa e detenção. Dependendo da gravidade da sonegação, os responsáveis pela empresa podem ser detidos por um período que varia de 6 meses a 2 anos.

A nota fiscal é fato gerador do imposto, ou seja, é a partir da sua emissão que são gerados os tributos a serem pagos, e sem ela não há como a empresa contribuir corretamente.

Vale lembrar também que a Receita Federal pode, a qualquer tempo, dentro de um prazo de até 5 (cinco) anos, solicitar as notas fiscais emitidas por sua empresa para verificação. Caso não as apresente, ou apresente com erros na emissão, você pode receber multas que variam entre 10% a 100% sobre o valor de cada nota fiscal que for autuada. Esse percentual pode ser cumulativo.

Aos prestadores de serviço cabe esclarecer que, a nota fiscal pode ser gerada tão logo o cliente tenha acesso ao serviço contratado.

O prazo de validade de uma nota fiscal varia de acordo com a região onde ela é emitida. Ou seja, prefeituras e estados podem determinar as suas próprias regras.

Destarte, para saber a validade da nota fiscal para a sua empresa é fundamental entrar em contato com os órgãos responsáveis e, assim, verificar quais são as exigências e as determinações em vigor. Esse detalhe é importante, pois, caso haja fiscalização e o prazo entre a emissão da nota fiscal e a entrega do produto ou serviço seja considerado alto, a empresa pode ser autuada.

Caso a nota fiscal passe do prazo de validade estabelecido pelo órgão fiscalizador da sua cidade e/ou estado, a empresa pode ser multada e o valor a ser pago é uma porcentagem sobre o total da operação ou da prestação do serviço.

Outro fato relevante é que é possível tirar uma nota fiscal com data retroativa. Entretanto, essa permissão pode variar de uma prefeitura para outra e de um estado para outro, nos termos das suas respectivas repartições fazendárias. Por isso, a recomendação é entrar em contato com os órgãos fiscalizadores da sua região e verificar as condições para a emissão de nota fiscal com data retroativa.

Uma vez que a nota fiscal é emitida e autorizada pelo órgão fazendário, ela não pode sofrer qualquer alteração, ou seja, não é permitido rasurar a nota fiscal. Mas, caso ocorra esse lapso, o procedimento correto passa a ser o de cancelar a nota fiscal gerada com erro de qualquer natureza; emitir uma nova nota fiscal ou complementar; e solicitar a correção do erro por meio de Carta de Correção Eletrônica a ser transmitida para a Secretaria da Fazenda, seja municipal ou estadual.

Reitero que o prazo para o Fisco requisitar a nota fiscal é de até 5 (cinco) anos. Dentro desse período, o emissor deve guardar todos os documentos fiscais emitidos, seja para fornecer novamente aos clientes ou para apresentar em casos de fiscalização.

A legislação não proíbe a emissão de nota fiscal antes do pagamento do produto ou do serviço contratado. Porém, o empreendedor precisa estar ciente de que a emissão do documento fiscal não consiste, necessariamente, na garantia de quitação do que está sendo negociado. A nota fiscal é a comprovação de que uma transação foi efetuada, mas não quer dizer que o seu pagamento parcial ou integral foi realizado.

Agora, quando o cliente não paga a nota fiscal emitida contra ele e, na negociação, houver mudança de valores, é preciso cancelar a primeira nota e emitir uma nova com valor atualizado. Se este não for o caso, o empreendedor pode propor uma ação judicial de cobrança, apresentando a nota fiscal como comprovante de que houve uma negociação comercial. Contudo, para acionar o Judiciário é preciso que o empreendedor esteja bem certo de que o serviço ou o produto foi entregue conforme avençado.

Assim, diante de todo o exposto, se você ainda considera que as questões tributárias são bastante confusas, a sugestão é que você contrate um contador eficiente e faça consultas periódicas com um advogado tributarista. Melhor a prevenção e a precaução do que arcar com autuação e multa. A decisão é sua. Cuide bem da sua empresa!

Wilson Campos (Advogado/Presidente da Comissão de Defesa da Cidadania e dos Interesses Coletivos da Sociedade, da OAB-MG/Delegado de Prerrogativas da OAB-MG).

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